Dans la page Mes livrables, vous pouvez créer des rapports PDF. Le formulaire de paramétrage s’affiche lorsque vous créez un nouveau rapport, ou lorsque vous ouvrez un rapport existant, dans l’onglet « PARAMÈTRES ». Vous trouverez ici un descriptif des différentes options de paramétrage.
Ai-je accès à cette fonctionnalité ?
Pour pouvoir paramétrer des rapports PDF – il vous faut le droit d’accès « Vous pouvez gérez vos livrables. ». Vous pouvez vérifier vos droits d’accès en vous rendant dans la rubrique « Droits d’accès » de la page Mon compte.
Paramètres généraux
Dans ce premier bloc vous pourrez donner un titre à votre rapport, et définir à qui votre rapport peut-être envoyé (on pourra changer librement les destinataires avant l’envoi).
En dessous du titre, vous trouverez la liste des destinataires et des groupes de destinataires que vous avez paramétré dans la rubrique « Destinataires » de la page Mon compte. Les emails et listes sélectionnés seront utilisés par défaut lorsque vous générerez le rendu final du rapport, vous pourrez alors l’envoyer en un clic.
Il n’est pas obligatoire de sélectionner des destinataires, surtout si vous ne souhaitez pas envoyer votre rapport PDF par email. En effet, lorsque vous générerez le rendu du rapport vous pourrez utiliser l’option « enregistrer », qui vous fournira le fichier PDF directement.
Si jamais vous n’avez pas enregistré d’emails dans la rubrique « Destinataires », vous pourrez toujours envoyer le rapport en saisissant les emails à la main une fois que le rendu de celui-ci sera généré.
Logo*
Vous pouvez choisir un logo depuis votre ordinateur (image au format .jpg, .jpeg, .png ou .svg) en cliquant sur le champ :
Une fois l’image sélectionnée dans vos fichiers, vous devrez l’enregistrer avec le bouton à droite du champ :
Pensez à enregistrer la configuration générale avec le bouton en bas de page quand vous modifiez votre logo ou votre gabarit de page d’accueil.
Au cas ou, pour aller plus loin :
Une fois le logo enregistré, vous pourrez copier son adresse web (URL) via le bouton
Copier l’adresse peut-être utile pour ajouter le logo dans votre gabarit de page d’accueil.
Gabarit de page d’accueil*
Vous pouvez définir le gabarit de page d’accueil qui sera utilisé dans votre rapports PDF. Celui-ci se configure dans un champ de texte enrichi, ce qui permet d’utiliser des options pour mettre en forme votre gabarit (texte en gras, souligné, couleurs, etc…).
Si vous avez déjà défini un gabarit par défaut dans la rubrique « Livrables », section « Rapports PDF » de la page Mon compte, vous le retrouverez ici, sinon :
Par défaut, un gabarit d’en-tête est déjà défini, celui-ci dispose d’une couleur de fond, d’un titre, d’un logo, et d’une expression d’affichage de date en bas de page :
Si vous enregistrez un logo en ayant gardé cette base pour votre gabarit de page d’accueil, le gabarit sera automatiquement mis à jour avec le nouveau logo.
Pensez à enregistrer la configuration générale avec le bouton en bas de page quand vous modifiez votre logo ou votre gabarit d’en-tête.
Pour information : si le gabarit ne vous convient pas, il peut-être défini plus précisément par un administrateur Scan, n’hésitez pas à contacter ChapsVision (Cf. page Contact) pour expliquer votre besoin.
Les dates – option « avancée » :
Le – @m@ @YYYY@ – en bas de page est une expression qui permet d’afficher une date lisible lorsque votre rapport PDF sera généré. Avec cette expression, si nous étions en Novembre 2022, cela donnerait dans le rendu final :
Voici les expressions possibles :
- @YYYY@ pour l’année sur quatre chiffres : 2022
- @YY@ pour l’année sur deux chiffres : 22
- @MM@ pour le mois, toujours sur deux chiffres : 01 pour Janvier, ou encore 11 pour Novembre
- @M@ pour le mois sur un ou deux chiffres : 1 pour Janvier, ou encore 11 pour Novembre
- @m@ pour le mois en toutes lettres : Janvier, Mars…
- @DD@ pour le jour, toujours sur deux chiffres : 03 pour le 3 du mois, ou encore 24 pour le 24 du mois
- @D@ pour le jour sur un ou deux chiffres : 3 pour le 3 du mois, ou encore 24 pour le 24 du mois
Autre exemple : si on met dans le gabarit de la page d’accueil @DD@/@MM@/@YYYY@, le rapport généré le 28 Novembre 2022 aura :
Couleur de fond de la page d’accueil*
Comme l’indique le titre de cette option, vous pouvez choisir ici une couleur de fond pour votre gabarit de page d’accueil. En fonction de la couleur choisie, la couleur du texte pourra être modifiée automatiquement pour ressortir au mieux.
Petit conseil : choisissez une couleur proche ou complémentaire de celles du logo.
Voici un exemple de gabarit de page d’accueil sur lequel on a changé la couleur de fond, le titre, le logo, et le format de date :
Couleur de fond des pages*
Vous pouvez choisir ici une couleur de fond pour les pages de vos rapports (s’applique à la colonne de gauche de chaque page). De la même façon que la couleur de fond de la page d’accueil, la couleur du contenu texte s’adapte automatiquement en fonction de la couleur de fond choisie.
Pages
C’est évidemment la section la plus importante de votre rapport, c’est ici que vous allez définir les pages du rapport final et leur contenu.
Lorsque vous créez un nouveau rapport, une première page est ajoutée automatiquement :
1 : zone de déplacement de la page à la souris : vous pouvez réorganiser l’ordre de vos pages en faisant un glisser déposer avec la souris via cet élément
2 : bouton de suppression de page : vous pouvez supprimer chaque page via ce bouton
3 : titre de la page en haut de la colonne de gauche
4 : sous-titre de la page en haut de la colonne de droite
5 : contenu de la page (détails plus loin)
6 : phrase de description de la page
7 : contenu « texte enrichi » de la colonne de gauche
Les éléments de contenu de la page (de 3 à 7) sont optionnels.
Détails pour la définition du contenu de la page ( 5 ) :
Conseil : sachez que si vous souhaitez ajouter un graphique provenant de l’ANALYSE d’un de vos dossiers, vous pouvez ajouter dynamiquement des graphiques à vos rapports PDF directement depuis vos dossiers. Plus d’informations dans le paragraphe qui suit.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « CONFIGURER LE CONTENU », la fenêtre suivante s’ouvre :
1 : choix du dossier dans lequel aller chercher les infos ou les statistiques
2 : choix du type de contenu (liste d’actualités/d’infos validées/de citations, histogramme, nuage de mots-clés, top des sources, etc.)
3 : paramètres relatifs au type de contenu (diffère selon ce qui est choisi en 2 )
Exemples de paramètres dans 3 :
Pour une liste d’actualités par exemple (donc des informations qui ne sont pas validées), on aura juste une option « Nombre d’infos » et une option de « Période » :
Pour une liste d’infos validées, on aura les mêmes paramètres avec en plus des infos de tri, de filtre par mot-clé ou par groupe de mots-clés.
Pour les graphiques, on aura d’autres paramètres, exemple ici pour un nuage de mots-clés :
Pour tous les graphiques, vous disposez d’un bouton « APERÇU » en bas à gauche de la fenêtre. Celui-ci vous permet de tester vos paramétrages afin de voir le rendu final du graphique.
Lorsque le paramétrage du contenu de la page vous convient, il n’y a plus qu’à cliquer sur le bouton « VALIDER » en bas à droite de la fenêtre et la page du rapport est mise à jour. La zone centrale de la page affiche un court texte et une image de fond qui décrivent le type de contenu choisi :
Vous pouvez modifier le contenu de la page en cliquant de nouveau sur le bouton « CONFIGURER LE CONTENU », les paramètres précédemment utilisés seront repris dans la fenêtre de configuration.
En bas de la liste des pages, vous disposez de deux boutons pour ajouter de nouvelles pages à votre rapport :
Le bouton « AJOUTER UNE PAGE » permet d’ajouter une page classique comme celle que nous venons de décrire.
Le bouton « AJOUTER UNE PAGE INTERMÉDIAIRE » permet d’ajouter une page contenant une phrase centrée. Par exemple, une page de fin de rapport :
Conseil pratique : pour ajouter des graphiques dans vos rapports, il est souvent plus simple d’ouvrir directement le dossier concerné de la page « Mes dossiers », dans l’onglet « ANALYSE » et sur le type de graphique qui vous intéresse. A partir de la vous pourrez modifier les paramètres du graphique et, une fois que vous êtes satisfait du résultat, vous pourrez l’ajouter directement dans un rapport avec le bouton en haut à droite. Exemple :
1 : j’ouvre mon dossier dans « Mes dossiers » et je vais sur l’onglet « ANALYSE »
2 : je vais sur le graphique qui m’intéresse
3 : je configure mes paramètres et je visualise en direct mon graphique en dessous
4 : quand le graphique me satisfait, je clique sur le bouton d’ajout de graphique dans un rapport. Une fenêtre s’ouvre :
1 : je sélectionne le rapport existant dans lequel je veux ajouter mon graphique dans le menu de gauche (par défaut le dernier rapport créé est sélectionné), ou alors je créée un nouveau rapport en saisissant simplement un nom dans le champ de droite
2 : je saisis les contenus texte de ma page (ils sont tous optionnels)
3 : je retrouve le « rappel » du graphique que j’ai configuré
Il n’y a plus qu’à cliquer sur « VALIDER » en bas de la fenêtre pour que mon rapport PDF soit mis à jour.
Gabarit par info*
Dans cette section, vous pouvez définir le visuel final de chaque article, citation, ou info validée telle qu’elle apparaîtra dans vos rapports PDF. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez parmi les options disponibles :
…et visualisez en temps réel le style du résultat final en dessous de la liste d’options :
Ce gabarit ne sert que pour deux types de contenu :
OU
Pour information : si le gabarit par information ne vous convient pas, il peut-être défini plus précisément par un administrateur Scan, n’hésitez pas à contacter ChapsVision (Cf. page Contact) pour expliquer votre besoin.
Enregistrement
Quelque soit les paramètres que vous avez modifié (gabarits, pages, couleurs, etc.), il faut enregistrer le paramétrage du rapport avant de générer le rendu.
Vous disposez de deux boutons pour enregistrer les paramètres de votre rapport :
Le bouton « ENREGISTRER LES PARAMÈTRES » permet de sauver le paramétrage tout en restant sur l’onglet « PARAMÈTRES », alors que le bouton « VISUALISER LE RENDU » permet de sauver le paramétrage et de basculer sur l’onglet « RENDU/RAPPORT ».
* Toutes les options signalées par une astérisque peuvent être définies dans la rubrique « Livrables » de la page Mon compte, afin qu’elles deviennent les paramètres par défaut de chacun de vos rapports PDF. Pour plus d’information, rendez-vous ici.
Pour aller plus loin
Vous pouvez maintenant aller sur la page Enregistrement/envoi d’un rapport.